Büromöbel finanzieren: Kauf, Leasing und Miete im Vergleich

Du willst Dein Unternehmen vergrößern, benötigst eine Modernisierung des Büros oder hast gerade ein Unternehmen gegründet? Ganz gleich, welchem dieser Vorhaben Du gerade gegenüber stehst, die Anschaffung von Büroausstattung ist in der Regel eine Investition mit großer Tragweite. Der Kauf ist dabei nicht mehr die einzige Möglichkeit zur Beschaffung von Büromöbeln und Technik. Eine wachsende Zahl von Leasing- und Mietangeboten stellen eine attraktive Alternative zum Kauf dar. Schauen wir uns also an, welche (finanziellen) Vorteile die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Finanzierung bieten.

Der klassische Ansatz - Kauf von Büroausstattung

Der Kauf der gesamten Büroausstattung ist noch immer die meistgewählte Variante, da für viele einzig bekannte Form der Beschaffung ihrer Büroausstattung.

Vorteile beim Kauf von Büromöbeln

Entscheidet man sich für den Kauf von Büroausstattung, wird man im Gegensatz zu Leasing- oder Mietmodellen zum Eigentümer der gekauften Produkte. Folglich lässt sich jederzeit selbst darüber entscheiden, was mit den Produkten geschieht. Werden die Büromöbel nicht mehr benötigt, können sie, ein guter Zustand vorausgesetzt, anschließend weiterverkauft werden.

Auch wenn die Preise für Leasing- und Mietmodelle kontinuierlich fallen, zeigt sich bei einem Vergleich der Anschaffungskosten mit den monatlichen Leasing- und Mietraten, dass der Kauf von Büromöbeln tendenziell günstiger ist. Dies gilt jedoch meist erst ab einer Nutzungsdauer von 5 und mehr Jahren.

Nachteile beim Kauf von Büromöbeln

Demgegenüber belasten die hohen einmaligen Investitionskosten die Liquidität im Unternehmen wesentlich stärker. Gerade für Unternehmen mit geringer Liquidität kann das in einem zunehmend kompetitiven Geschäftsumfeld zu einem Wettbewerbsnachteil werden.

Als Eigentümer der Produkte ist man voll für die Produkte verantwortlich. Reparaturen, Instandhaltung oder die Verwertung nicht mehr benötigter Ausstattung müssen selbst durchgeführt bzw. organisiert werden. Das führt zu zusätzlichem Finanz- und Zeitaufwand.

Vorteile

  • Käufer wird Eigentümer der gekauften Produkte
  • Kauf bei langer Zeit kostengünstiger

Nachteile

  • Hohe Anfangsinvestitionen
  • Verantwortlichkeit bei Reparaturen, Instandhaltung oder Verwertung

Leasing von Büromöbeln

Als Alternative zum Kauf von Automobilen ist das Leasing bereits etabliert. Mittlerweile findet man Leasingangebote jedoch immer häufiger auch in anderen Bereichen. So können neben Büroausstattung wie Büromöbeln und Technik auch Produktionsmaschinen bei einzelnen Anbietern geleast werden.

Vorteile beim Leasing von Büromöbeln

Einer der Hauptgründe für das Leasing ist die Vermeidung hoher Investitionsausgaben. Dadurch kann Liquidität im Unternehmen erhalten bleiben. Die freien finanziellen Mittel lassen sich stattdessen in strategisch wichtige Projekte und das Wachstum des Unternehmens investieren.

Mit Ende des laufenden und Abschluss eines neuen Leasingvertrags erhält man in der Regel neue Produkte und bleibt so auf dem aktuellen Stand. Das ist insbesondere im Bereich Technik, wie etwa bei Laptops oder Smartphones von Bedeutung.

Nachteile beim Leasing

Leasingverträge laufen meist über mehrere Jahre. Während der gesamten Dauer besteht eine vertragliche Bindung, eine Kündigung ist in der Regel nicht möglich. Ein Ausstieg aus dem Leasingvertrag, etwa wenn Ihr einzelne Büromöbel nicht mehr benötigt, ist meist kompliziert und mit hohen Zusatzkosten verbunden.

Der Leasinggeber bleibt Eigentümer der geleasten Produkte. Dennoch ist in der Regel der Leasingnehmer, also Dein Unternehmen, für die Pflege und Instandhaltung der geleasten Büromöbel verantwortlich. Es müssen also zusätzlich anfallende Kosten berücksichtigt werden. Außerdem müssen bei Laufzeitende sämtliche geleasten Artikel an den Leasinggeber zurückgegeben werden. Der Weiterverkauf und damit eine Liquidation ist nicht möglich.

Vorteile

  • Vermeidung hoher Anfangsinvestitionen
  • Neueste Technik bei Laufzeitende und Abschluss eines Neuvertrags

Nachteile

  • Lange Laufzeiten ohne flexible Ausstiegsmöglichkeiten
  • Verantwortlichkeit bei Reparaturen, Instandhaltung oder Verwertung
  • Kein Weiterverkauf möglich, da Leasinggeber Eigentümer bleibt

Miete von Büromöbeln - Der flexible Ansatz

Auch wenn die Miete als solches kein neues Modell ist, gewinnt sie als Finanzierungsform für Büroausstattung im geschäftlichen Umfeld erst seit einigen Jahren an Bedeutung. Mittlerweile nutzen jedoch immer mehr Unternehmen, ob junges Start-up oder etablierter DAX-Konzern, das flexible Mietmodell.

Vorteile der Miete von Büromöbeln

Auch bei der Miete ist das geringe Finanzierungsrisiko einer der Hauptargumente. Statt hoher Anschaffungskosten sind nur geringe monatliche Mietraten zu entrichten.

Das Mieten von Büromöbeln bietet einen hohen Grad an Flexibilität. Zusätzlich benötigte Produkte können schnell hinzu gemietet werden, nicht mehr benötigte Einrichtung kurzfristig zurückgegeben werden. Eine hohe Kapitalbindung wird dadurch vermieden.

Der Vermieter bleibt Eigentümer der Produkte. Als Vermieter kümmert sich Lendis während der gesamten Mietdauer um einwandfreien Zustand der gemieteten Büromöbel. Mieter müssen sich um nichts weiter kümmern.

Nachteile der Miete

Gerade für kurzfristige Projekte mit einem Zeithorizont von 12 bis 60 Monaten ist die Miete nur noch unwesentlich teurer als der Kauf. Sollen die Büromöbel jedoch noch länger genutzt werden, fallen die Anschaffungskosten beim Kauf unter dem Strich weiterhin günstiger aus.
Je nach Vertragsgestaltung werden auch Mietmöbel am Ende der Mietlaufzeit an den Vermieter zurückgegeben, was einen Wiederverkauf ausschließt.

Vorteile

  • Geringe mtl. statt hoher Anfangsinvestitionen
  • Vermieter kümmert sich um Reparaturen, Instandhaltung und Verwertung
  • Hohe Flexibilität, um weitere Produkte hinzu zu mieten oder Geräte gegen neueste Technik auszustauchen

Nachteile

  • Höhere Kosten bei sehr langer Mietdauer
  • Kein Weiterverkauf möglich, da Vermieter der Eigentümer bleibt

Kauf vs. Leasing vs. Miete - Abschreibung und steuerliche Behandlung im Vergleich

Die unterschiedlichen Arten, Büromöbel zu finanzieren, führern auch zu einer unterschiedlichen steuerlichen Behandlung der Ausgaben.

Steuerliche Behandlung beim Kauf - Abschreibung eine Frage des Werts

Büromöbel gehören zu den sogenannten Geringwertigen Wirtschaftsgütern*. Wie gekaufte Büromöbel abgeschrieben werden (können), hängt prinzipiell vom Kaufwert des Gegenstands ab:

  • Einmalige Abschreibung im gleichen Jahr: Güter unter 800 € Anschaffungswert (ohne Umsatzsteuer), können im gleichen Jahr in vollem Umfang einmalig abgeschrieben werden.
  • Über 5 Jahre: Alle anderen selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter, die unter 1000 € liegen, können als Sammelposten abgeschrieben werden
  • Nach AfA-Tabelle: Für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten über 1000 € erfolgt die Abschreibung gemäß AfA-Tabelle. Für Büromöbel beträgt die Abschreibungsdauer 13 Jahre.
  • Achtung: Wenn Sie Güter als Sammelposten abschreiben, können Sie im gleichen Jahr keine Güter unter 800 € sofort abschreiben. Dies ist erst im nächsten Kalenderjahr erlaubt

* Waren, die zum Anlagevermögen d. Unternehmens gehören und selbstständig nutzbar, abnutzbar und beweglich sind. So kann etwa ein Bürostuhl ein GWG sein, ein Drucker jedoch nicht.

Steuerliche Behandlung von Miete und Leasing - Als Betriebsausgabe voll absetzbar

Unter der Voraussetzung, dass man nicht zum wirtschaftlichen Eigentümer der Produkte wird, gilt sowohl für die Miete als auch das Leasing, dass die monatlichen Raten zu den Betriebsausgaben gezählt werden. Für Betriebsausgaben gilt: Diese können vollständig in der anfallenden Periode gewinnmindernd geltend gemacht werden.

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